Les 8 comportements qui sabotent vos réunions et comment les éviter

Bien que les réunions soient vitales pour la réussite d’une entreprise, elles peuvent souvent être considérées comme une source de frustration et de perte de temps. Cependant, la clé du problème ne réside pas dans les réunions elles-mêmes, mais dans leur organisation et leur préparation.. Dans cet article, nous allons examiner 8 comportements qui peuvent entraver le bon déroulement d’une réunion, comme le souligne l’article de “Fast Company“, et vous donner des conseils pour les éviter, afin de rendre vos réunions plus productives.

Les 8 comportements qui sabotent vos réunions

Les comportements saboteurs en réunion sont des comportements ou attitudes qui peuvent entraver le bon déroulement d’une réunion et nuire à la collaboration et à la productivité de l’équipe. Avant de planifier ou de participer à votre prochaine réunion, prenez un moment pour réfléchir si l’un de ces 8 éléments pourrait perturber son bon déroulement :

1. Le moment choisi n’est pas adéquat

Selon une enquête menée par Coda, les réunions matinales peuvent affecter la productivité des employés, car plus de 66% des répondants se considèrent comme des “personnes du matin”. Il est donc recommandé de planifier des réunions en début d’après-midi, d’utiliser des e-mails ou des outils de gestion de projet pour les check-ins quotidiens, et de laisser suffisamment de temps entre les réunions, car une pause de 10 minutes ne serait pas suffisante.

2. Inviter trop de participants 

Pour éviter de faire perdre du temps à vos collègues, il est recommandé d’inviter uniquement les personnes nécessaires à votre réunion. Toutefois, si vous souhaitez satisfaire la curiosité de certains, vous pouvez partager l’ordre du jour et les notes de la réunion avec eux. Il est également recommandé de donner la priorité aux participants qui ne sont nécessaires qu’à une partie de la réunion en leur permettant de partir une fois qu’ils ont contribué à cette partie.

Dans le cas où vous assistez à une réunion dont vous n’avez pas besoin et à laquelle vous ne pouvez pas contribuer, il est conseillé de partir discrètement et d’informer, par message, l’organisateur de la réunion de la raison de votre départ.

3. Personne ne vient préparé

Assurez-vous que la réunion a un objectif clair et que vous fournissez aux participants un ordre du jour des points qui seront évoqués, des supports de présentation et suffisamment de temps pour se préparer. En outre, il est important que seuls les participants préparés aient l’occasion de s’exprimer, afin d’éviter des discussions stériles et improductives. Les dirigeants doivent être fermes à ce sujet et ne pas tolérer les interventions non préparées, car cela peut être perçu comme un manque de respect envers les autres participants qui ont pris le temps de se préparer.

4. Trop de distractions tolérées

Pour éviter que les réunions ne soient perturbées, nous vous suggérons de contester les comportements inappropriés. Par exemple, les participants ne doivent pas être autorisés à effectuer plusieurs tâches simultanément, telles que la vérification et la réponse aux e-mails. Pendant la réunion, la concentration devrait être à 100 % et l’utilisation d’ordinateurs portables et de téléphones devrait être interdite.

5. Un début ennuyeux

Il est important que les entreprises reconnaissent l’importance de la ponctualité et évitent les bavardages inutiles en début de réunion qui peuvent entraîner des retards. Les personnes ponctuelles peuvent se sentir frustrées lorsque des retardataires arrivent quelques minutes plus tard et cherchent à rattraper ce qu’ils ont manqué. Pour encourager les gens à arriver à l’heure, il est suggéré de commencer la réunion avec quelque chose d’important, comme des annonces ou une forme de reconnaissance.

6. Un ordre du jour trop complexe

Certains organisateurs de réunions essaient d’optimiser la productivité en créant un ordre du jour trop ambitieux ou trop complexe pour le temps imparti. Certains dirigeants ont tendance à sous-estimer la complexité des problèmes commerciaux, ce qui peut entraîner une surcharge de sujets à aborder pendant la réunion. Cela peut causer une frustration importante chez les participants, qui peuvent avoir l’impression que les mêmes sujets sont traités de manière répétitive sans qu’aucun progrès ne soit accompli.

7. Aucun gardien du temps

Il est conseillé de respecter l’horaire prévu pour la fin de la réunion. Pour cela, il est recommandé de définir une durée pour chaque point à l’ordre du jour et d’utiliser des minuteries pour rester dans les temps. De cette manière, si une deuxième réunion est nécessaire, elle peut être programmée en conséquence. Toutefois, il est également important d’explorer des moyens pour éviter d’avoir besoin de réunions supplémentaires.

8. Des actions de suivi non établies

Il est essentiel que la réunion se clôture sur des décisions précises et des actions à entreprendre pour le suivi. Le manque de définition des étapes suivantes ou des actions à entreprendre suite aux discussions et aux décisions peut avoir un impact négatif sur la motivation et le moral des participants. Au fil du temps, cela peut créer un sentiment de peu ou pas de progrès, ce qui démotive les gens.

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