Vous avez certainement constaté que, bien souvent, les réunions ne sont pas aussi efficaces qu’elles pourraient l’être. Selon notre expérience en tant que société spécialisée en change management, près de 80% des réunions déçoivent en raison d’aspects liés à l’humain plutôt qu’à l’organisation.
Nous vous proposons d’explorer ensemble les défis humains auxquels sont confrontées les réunions en entreprise via des exemples concrets de dysfonctionnements causés par les collaborateurs eux-mêmes.
Le manque de préparation
L’un des problèmes les plus courants dans les réunions en entreprise est tout simplement le manque de préparation. Les participants ne lisent pas les documents préparatoires, n’ont pas d’idées claires sur l‘ordre du jour (il n’y en a parfois tout simplement pas !) ou n’ont pas réfléchi aux sujets à discuter. Cela entraîne des discussions chaotiques, peu productives et des réunions bien trop longues et consommatrices d’énergie. Imaginez une réunion de l’équipe de projet où la moitié des membres n’a pas pris le temps de lire le rapport d’avancement. Résultat : des débats confus, des informations manquantes et aucune décision concrète.
Le manque d’écoute active et d’engagement
L’écoute active est une compétence cruciale lors des réunions, mais elle est souvent sous-estimée. Les participants peuvent être distraits, préoccupés par leurs propres idées ou simplement ne pas prêter attention aux autres. Lorsque les participants ne sont pas pleinement investis dans la discussion et ne prêtent pas une attention active aux contributions des autres, des informations précieuses peuvent être ignorées, des idées novatrices passent inaperçues, et la prise de décision devient laborieuse. C’est pourquoi cultiver l’écoute attentive et l’engagement actif est essentiel pour des réunions productives, permettant ainsi d’exploiter pleinement la diversité des perspectives et de créer un environnement propice à l’innovation et à la résolution de problèmes.
Les jeux de pouvoirs
Les jeux de pouvoir en réunion sont des dynamiques subtiles, parfois moins subtiles, qui se produisent lorsque les participants tentent d’influencer, de contrôler ou de manipuler la situation pour servir leurs intérêts personnels, au détriment de l’objectif de la réunion ou du bien-être de l’équipe. Une personne donne alors son avis, une autre n’est pas d’accord… Souvent dans ce cas, les autres participants ne participent pas, regardent, font leur liste de courses, laissant les protagonistes débattre sans se mouiller.
Les discussions hors sujet
Les discussions hors sujet peuvent rapidement détourner une réunion de son objectif initial, gaspillant ainsi le temps précieux des participants et nuisant à la productivité. Ce phénomène est souvent le résultat d’un manque de modération de la part du responsable de la réunion, qui devrait maintenir le cap sur l’ordre du jour. De plus, les participants qui se laissent emporter par des sujets personnels ou des anecdotes non pertinentes peuvent également contribuer à ce dérapage.
Le manque de clareté des rôles
Il est essentiel que chaque participant comprenne son rôle et ses responsabilités dans une réunion. En l’absence de cette clarté, les gens peuvent se sentir perdus ou, au contraire, se chevaucher dans leurs contributions. Inutile de vouloir convier tout le monde à toutes les réunions.
Il est par conséquent essentiel de prendre en compte l’aspect humain et de le gérer de manière appropriée afin d’améliorer l’efficacité de vos réunions. En évitant les pièges humains tels que le manque de préparation, le manque d’écoute active, les conflits non résolus, les jeux de pouvoirs, les discussions hors sujet, la peur de la confrontation et le manque de clarté des rôles, vous pouvez améliorer votre processus de prise de décision et favoriser une culture de collaboration plus productive !
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur nos outils permettant de rendre vos réunions plus efficaces, collaboratives et engageantes.
