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Comment s’organiser face à la crise ?

Comment s’organiser face à la crise ?

Nous vivons actuellement une crise inédite qui nous a plongé dans un contexte instable. Alors, il a fallu s’adapter et trouver des solutions, tout ce qu’on aime chez Convidencia ! Pour cela, nous avons mis à profit notre expérience en agilité et nous vous livrons 6 étapes à mettre en place afin de pouvoir survivre face à la situation.

1. Un briefing d’équipe

 

Il s’agit de réaliser un briefing d’équipe dès le début de la crise afin d’assurer la bonne communication avec les collaborateurs.  C’est une étape essentielle qui fait référence à la salutogenese. Cet outil part du principe que plus le sentiment de cohérence d’un individu est fort, plus il est susceptible de tendre vers un bon état de santé. Afin d’avoir ce sentiment de cohérence, l’individu ou le groupe doit pouvoir avoir un niveau suffisant de compréhension de la réalité qui s’impose, le contrôle et la gestion des événements et le sens, la compréhension donnée à ses actions. Ce briefing sera essentiel dès le début de la crise et durant tout le long de façon régulière.

2. Un backlog de crise

 

En période de crise, il faut rapidement lister les chantiers stratégiques et les tâches qui en découlent. N’hésitez pas à laisser aller vos idées, peu importe la pertinence. Dans un deuxième temps, une étape importante consistera à établir un ordre de priorité : très court terme, court terme, moyen terme, long terme. Une étape cruciale pour l’organisation de la suite des semaines à venir.

3. Une organisation holarchique

 

Après avoir établi un bakclog et priorisé les tâches, vous pouvez également adapter votre mode de fonctionnement en travaillant par squad. Réunissez les gens selon leurs compétences sur des sujets globaux qui reprennent les tâches de votre backlog. Par exemple, chez Convidencia, nous avons créé 4 squads : communication, webinars, e-learning et enfin offre court terme. Cela permet de se répartir plus équitablement le travail et d’avancer par petit groupe. Pour cela, l’outil holarchic designer convient parfaitement. Cette application vous permettra de créer des squads clairs. 

4. Des rituels d’équipe

 

Rien de mieux pour consolider son équipe, même à distance, que les rituels d’équipe. Cela permet de rester en lien les uns avec les autres. Instaurer donc des moments plus légers et agréables afin de garder une bonne ambiance avec vos collaborateurs. Vous pouvez créer une célébration box, instaurer des moments papotes, trinquer après une réunion, tout est bon pour garder la connexion avec vos collaborateurs. On vous donne quelques exemples de célébration par ici

5. Des itérations de deux jours

 

Dans un contexte aussi changeant, il faut avancer petit pas par petit pas. Pour cela, il vaut mieux utiliser des itérations plutôt courtes. Ces courtes périodes de travail, de durée fixe, se répètent dans le temps et permettent de mieux structurer votre projet dans l’incertitude tout en maintenant un contact régulier avec le reste de l’équipe.  Avancer par itération permet d’améliorer la manière de gérer les projets et les activités opérationnelles, en créant de la valeur rapidement. Cela permet à l’équipe d’organiser son travail et ses priorités, de développer la transparence et le sentiment d’avancer petit à petit.

Chez Convidencia, nous avancions par itération de 2 jours les 2 premières semaines du confinement pour s’organiser très vite, nous sommes passés maintenant à des itération d’1 semaine.

 

6. Capitaliser des résultats rapides 

Il est nécessaire de capitaliser les résultats obtenus que ce soit par rapport à l’activité sur le marché et la nouvelle manière de s’organiser. Ils entretiendront la motivation et nourriront la réflexion.
N’hésitez pas à faire des revues et rétrospectives régulières ainsi que les nombreuses “best practices” existantes.
Les 5 caractéristiques du manager moderne

Les 5 caractéristiques du manager moderne

Le sage Lao-tseu, bien que nous ne soyons pas sûrs qu’il ait jamais existé, disait : « un leader est grand lorsque ses collaborateurs savent à peine qu’il existe, et, au moment où son travail est achevé, son objectif atteint, ils pensent : nous y sommes arrivés. »

Etre capable d’inspirer aux autres l’excellence et le succès, n’est-ce pas la définition du leadership ?

 

Ci-dessous vous découvrirez 5 des plus grands styles de leadership moderne, mêlant chacun sagesse, intelligence et créativité. Il y a, bien entendu, de l’inspiration à prendre de chaque approche, et certains leaders ne se retrouveront peut-être pas dans un style particulier, mais dans un mélange de plusieurs d’entre eux.

 

1. Le confiant

Il a confiance en ses employés, il connait leurs compétences et le fait savoir en déléguant les tâches en fonction des talents individuels de chacun.
Une étude menée par des chercheurs en sociologie de l’université d’Oxford a démontré le lien entre confiance et intelligence : plus une personne est intelligente, plus elle aurait tendance à faire confiance aux autres. Cela s’explique par le fait que les personnes intelligentes seraient « plus à même de juger des personnalités des autres, et donc de créer des relations avec les personnes les moins enclines à les trahir. »

 

2. L’analyste

C’est un esprit cartésien. Chaque problème a sa solution, accessible par l’intelligence et le raisonnement. Pour maintenir l’excellence, il s’agit de prendre des bonnes décisions, c’est à dire logiques, efficaces et cohérentes avec le savoir-faire de l’équipe. Il en résulte un leadership très réfléchi, mais qui a la volonté d’être efficace et d’aller droit au but.

3. Le prophète

Le prophète est avant tout un visionnaire : il voit les choses avant les autres. Ici on pense évidemment à un leader tel que Steve Jobs. Son intuition le guide et son désir d’innovation le pousse à vouloir bouleverser les standards établis.

 

4. Le passionné

Il ne compte pas les heures qu’il consacre au travail. D’ailleurs, il ne considère pas ce qu’il fait comme du travail, tant il prend du plaisir à la tâche. Il se lève et se couche la tête pleine de ses projets. Si l’argent n’était pas une nécessité, il serait heureux de faire son boulot pour rien.
Un tel enthousiasme ne peut qu’encourager ceux qui le côtoient.

 

5. Le grand frère

Souvent plus âgé, il dégage une force, une assurance et une confiance qui légitiment son rôle de leader. Il donne le ton, montre l’exemple, et son expérience fait de lui un pilier. Il est, en somme, la structure fixe sur laquelle peut s’appuyer toute l’équipe.

 

7 outils pour une meilleure communication interne

7 outils pour une meilleure communication interne

Vous souhaitez améliorer la communication interne dans votre société, mais les idées vous manquent pour y parvenir ? En voici 7, car les auteurs classiques ont toujours vu dans ce chiffre le symbole de l’harmonie cosmique.

 

1. Lancez un groupe d’amélioration

Faites appel à l’intelligence collective et lancez un groupe d’amélioration ! Dans la dynamique participative, le groupe d’amélioration correspond au temps de réflexion. Il permet à un groupe de 4 à 5 personnes de réfléchir ensemble à une problématique et de co-créer une proposition pour la résoudre. Pour que la proposition soit plus riche, il est nécessaire d’avoir un groupe pluridisciplinaire. Faites donc également appel aux collègues qui ne sont pas des communicateurs professionnels. Vous serez agréablement surpris du résultat !

 

2. Diversifiez les canaux de communication

Bien souvent, le premier réflexe pour transmettre un message est d’envoyer un e-mail. Ce canal, dans de nombreux cas, s’avère utile ; mais le risque est grand que cet e-mail passe inaperçu parmi ceux qui inondent chaque jour votre boîte de réception. Un conseil : diversifiez les canaux de communication selon la nature de votre message et l’audience à laquelle vous vous adressez.
Par exemple, il est intéressant de traduire un concept abstrait en images plutôt que dans une longue note que personne ne lira. De même, un collègue présentant l’avancement de son projet de façon enthousiaste et passionnée recevra un meilleur accueil que la lecture d’un long rapport ennuyeux.

 

3. Ne sous-estimez pas la communication verbale

En privilégiant le contact direct, votre interlocuteur se sentira personnellement impliqué dans ce que vous lui racontez. Communiquer oralement une information qui a un impact sur un employé ou sur une équipe sera plus apprécié qu’une communication écrite, moins apte à véhiculer les nuances et les émotions que la voix.

 

4. Osez l’humour et la légèreté

On peut rire de tout, mais pas n’importe comment. Si vous pensez avoir un certain talent pour l’humour, n’hésitez pas à en distiller dans vos communications dès que vous le pouvez. Un ton léger et drôle, un dessin humoristique ou une vidéo décalée, ont non seulement de fortes chances d’être appréciés, mais chargeront également votre message en émotion, ce qui facilitera sa mémorisation.

 

5. Communiquez de façon régulière

Un moyen de vous assurer que votre message sera retenu par votre interlocuteur est de le répéter. Tenir vos collaborateurs régulièrement informés des dernières nouvelles stratégiques, opérationnelles et organisationnelles, permet de diminuer les frustrations liées au manque d’information et d’augmenter la confiance et le soutien des collaborateurs. Toutefois, modérez vos répétitions : un message trop souvent exposé finira par lasser, et sera rejeté.

 

6. Une information simple et transparente

Être honnête envers ses collaborateurs, être capable de dire qu’on ne sait pas ou que quelque chose ne va pas, est tout aussi important que de célébrer les succès. En effet, identifier les problèmes et leurs causes permettra aux collaborateurs de mieux les comprendre, et donc d’accepter d’y remédier.

 

7. Utilisez les médias sociaux

Les médias sociaux transforment la façon dont les individus communiquent sur leur lieu de travail.
Utilisés efficacement, ceux-ci (forums, blogs, réseaux sociaux, etc.) peuvent se révéler extrêmement bénéfiques pour votre communication interne.

Par leur nature, les médias sociaux offrent à chacun la possibilité de participer aux discussions, sur le même pied d’égalité. Ensuite, les sociétés peuvent avoir des conversations, des retours, en temps réel avec leurs employés. Le partage en ligne encourage l’engagement et le travail d’équipe, la collaboration, et ajoute de la valeur à l’expérience d’un employé.

 

Pour terminer, sachez que les outils auront beau être les meilleurs du monde, ils vous seront inutiles sans un homme de main qui saura les manier ou un instructeur qui vous apprendra à les utiliser. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour optimiser votre communication.

Quels sont les 5 facteurs de démotivation des employés ?

Avez-vous conscience que certains de vos faits et gestes peuvent avoir un impact négatif sur votre équipe ?
En effet, de nombreuses situations quotidiennes mettent en péril la motivation et l’implication de vos employés au sein de votre entreprise. En voici cinq.

 

1. Ne pas respecter vos employés en tant qu’individus

Vous ne répondez pas aux mails de vos employés ? Vous arrivez systématiquement en retard aux réunions dans lesquelles ils sont impliqués ? Vous ignorez leurs suggestions pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise ? Pour vos forces vives, ces situations peuvent rapidement être perçues comme une sorte de mépris à leur égard.

Ayez toujours en tête que tout individu mérite considération. Sachez-le : pour booster la motivation de votre personnel, de petites attentions peuvent faire la différence.

 

2. S’approprier le travail d’un de vos employés

Si vous voulez créer d’énormes tensions, rien de plus simple que de vous approprier le travail d’autrui ! Vous vous engagerez alors dans un jeu très dangereux qui se retournera, la plupart du temps, contre vous.

Gardez toujours ceci en tête : si vous êtes un manager compétent, les autres le verront directement. Vous n’avez pas besoin de vous approprier un travail que vous n’avez pas réalisé pour vous faire remarquer, que du contraire.

 

3. Perdre votre sang-froid

Le stress et le surplus de travail peuvent vous amener à – littéralement – exploser, allant jusqu’à déverser votre colère sur un collaborateur pour une bêtise ou à critiquer un employé pour une erreur inexistante.

Prenez donc le temps de vous détendre et d’évacuer le stress et les frustrations qui s’accumulent en vous : faites du sport, ressourcez-vous auprès de vos amis, etc.

 

4. Ne pas défendre votre équipe

Quelle est votre réaction lorsque les actions de votre équipe sont critiquées ouvertement par des clients ou d’autres collègues ? Ne pas prendre position ou ne pas défendre votre équipe sera extrêmement néfaste à sa productivité. En tant que responsable, agissez comme un père protecteur.

 

5. Oublier de féliciter son équipe

La reconnaissance est très importante pour mettre en confiance vos employés et ainsi, améliorer leur productivité. Ne soyez donc pas trop avare en félicitations : profitez de chaque instant pour reconnaître la performance de votre équipe ou d’un employé. L’impact positif sera décuplé si vous le faites en public. En effet, ne vous sentez-vous pas fier de vous lorsque vous recevez les applaudissements de vos collaborateurs ?

En plus de cette liste non exhaustive, des outils bien spécifiques existent pour booster la motivation de votre équipe.  Retenez une chose : adapter votre attitude afin de motiver au maximum votre équipe… ne vous coûte rien ! Au contraire, des employés valorisés redoublent d’énergie, facteur indispensable à la productivité et à la réussite du développement de votre entreprise.