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Un calendrier de l’Avent en entreprise

Un calendrier de l’Avent en entreprise

Tic Tac Tic Tac… Noël approche, et cette année Convidencia innove avec son calendrier de l’avent et vous propose de décompter les jours avant les fêtes de manière originale avec vos collègues de bureau.

Chaque année, c’est la même chose. Noël arrive toujours trop vite. Et qui dit fin d’année dit plein de travail à boucler au bureau, des contrats à signer, des bilans à finaliser, des comptes-rendus à rendre, et on en passe… Tant et si bien qu’on ne prend même pas le temps de vivre cette période de fête et de partage avec ses collègues. Or c’est avec ces mêmes collègues que l’on passe la majorité de notre temps finalement. Ce serait donc dommage de ne pas profiter de ces quelques moments sympas ensemble☺.

 

Un calendrier à votre image 

Convidencia a donc décidé de remédier à cela en vous proposant de revisiter entre collègues le calendrier de l’Avent. Le but : décompter entre vous les jours avant Noël grâce à un calendrier fun et amusant, en créant un esprit de cohésion et de sérénité en cette fin d’année.

 

L’idée est simple et se décline en cinq étapes faciles pour lesquelles il ne vous faudra que du papier, des ciseaux et un bic par personne. 

  • Il vous suffit de découper 25 bouts de papier ou de télécharger notre template vide ci-dessous.
  • Partager les papiers entre les membres de votre entreprise ou de votre équipe.
  • Chacun d’entre vous va inscrire sur le papier un petit challenge, défi, un objectif, une idée, un mot pour rire, une blague, un sentiment que vous voulez vivre ou réaliser pendant la journée avec vos collègues.
  • Vous pliez ensuite les bouts de papier.
  • Vous les rassemblez tous ensemble dans un même contenant.

Chaque jour, avec vos collègues, vous vous réunissez afin de piocher un papier à tour de rôle. A vous de définir le moment qui vous plaît le plus : à la pause café de 10h, au moment du lunch ou pour faire un break dans l’après-midi. Le but étant de découvrir un challenge ou objectif par jour du 1 au 25 décembre inclus. Bon, pour les jours de congé et les week-ends, pas de panique ! Vous ne devez pas vous retrouver au bureau. Mais vous pouvez décider de piocher plus de papiers les jours de semaine par exemple☺!

 

Un moment de partage 

Le but de ce rituel quotidien est de vous offrir un moment de pause et de partage entre collègues. Et en cette période d’effervescence à l’approche des fêtes de Noël, vous pouvez être certain que chacun appréciera ce moment particulier. En effet, ce sera par exemple l’occasion pour vous en tant qu’employé de faire des nouvelles suggestions ou idées bienveillantes à votre dirigeant. Ou en tant que manager, d’apporter une ambiance plus légère et plus fun au sein de votre équipe, ou de donner la parole aux collègues les plus timides. Ou encore de profiter pour donner votre reconnaissance pour le travail fourni à vos employés pendant l’année, d’envoyer un message de félicitations à vos collaborateurs. Bref, que du positif et une ambiance de travail agréable dans le tourbillon des fêtes.

Et puis si vous n’avez vraiment pas d’imagination pour créer ce calendrier et écrire toutes les idées, ne vous inquiétez pas. Chez Convidencia, on a aussi fait l’exercice de trouver ensemble 25 objectifs, conseils ou idées pour les ouvrir entre nous jusqu’à Noël. Ces idées sont aussi téléchargeables en format découpable dans le lien ci-dessous. 

Et comme le partage est une valeur essentielle de Noël, nous avons très envie de partager ces moments tous ensemble sur les réseaux.  Alors, postez vos challenges, surprises ou simplement vos petits bouts de papiers avec les idées écrites chaque jour en utilisant le hashtag #convidenciacalendar et vivons ensemble cette magie des fêtes !

 

Pour télécharger le calendrier de Convidencia, cliquez ici :

Pour télécharger le template à remplir soi-même, cliquez ici :

Participagile Poker : un outil facile et pertinent à utiliser en entreprise !

Si vous vous y connaissez en méthodes agiles ou que vous avez déjà participé à notre formation ParticipAgile Foundation, vous connaissez très certainement le Planning Poker.

 

Pour ceux pour qui Poker rime uniquement avec jeux d’argent ou strip tease, rassurez-vous, il n’y a rien de tout ça dans le planning poker et encore moins dans nos formations ParticipAgile (non, non le côté « 100% fun » n’insinue pas ce genre d’amusement, promis !¹)

 

Pourquoi utiliser le Planning Poker ?

A la base, le planning poker est une méthode agile, décrite pour la première fois par James Grenning en 2002, afin de produire, de manière ludique, des estimations sur la complexité de fonctionnalités à développer. Par la suite, il a été popularisé dans toutes les entreprises et dans les équipes où certaines décisions se font (ou devraient se faire) en équipe. Généralement utilisée par les managers de projet, cette méthode a deux avantages :

  • elle permet au responsable et à l’équipe d’échanger sur la complexité des différentes tâches du projet.
  • elle permet d’avoir une vue plus « juste » de cette complexité, tout simplement parce que celle-ci est validée par des participants avec des niveaux d’expérience et d’expertise différents.

Comment fonctionne le Planning Poker ?

Si le Planning Poker ressemble, de prime abord, à un jeu de cartes normal, en ouvrant le paquet vous pourrez vous apercevoir que les valeurs ne sont pas du tout les mêmes. Généralement, la suite de Fibonacci est utilisée pour les évaluations. Le planning poker comporte donc les valeurs suivantes : 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144 (ou 20, 40, 100 pour les grandes valeurs).

 

Le déroulement du Planning Poker est très simple :

  • Tous les participants s’installent en rond, de sorte que tout le monde puisse se voir.
  • Le responsable explique le projet à l’équipe.
  • Les participants peuvent poser des questions au responsable, discuter du scénario, évoquer les conditions pour que le projet soit considéré comme achevé.
  • Chaque participant évalue la complexité liée à la réalisation du projet, choisit une carte qui correspond à son estimation et la dépose, face cachée, devant lui.
  • Après un laps de temps prédéfini, les cartes sont retournées en même temps.
  • S’il n’y a pas unanimité, la discussion reprend jusqu’à ce que l’écart entre les deux valeurs les plus éloignées soit acceptable.

Le ParticipAgile Poker, c’est quoi ?

Les anciens participants à la formation ParticipAgile Foundation s’en souviendront certainement, la méthode ParticipAgile utilise et forme ses participants à utiliser la méthode du Planning Poker, réadaptée à la sauce ParticipAgile Foundation, bien entendu ! Cette méthode est idéale pour prendre des décisions rapides et collégiales tout en s’assurant que tout le monde soit écouté et que les différentes expériences et expertises soient prises en compte.

 

Le ParticipAgile Poker, stylé et multifonctionnel

De nombreux participants aux formations ParticipAgile Foundation se demandant comment se procurer un jeu, Convidencia a finalement décidé de se lancer dans la production d’une nouvelle version du Planning Poker. Convidencia est donc fière (et pas qu’un peu) de vous présenter le Planning Poker spécial ParticipAgile ! Illustré par Oli, le ParticipAgile Poker permet non seulement d’évaluer la complexité mais aussi la valeur, la pertinence et le contrôle ! En outre, le jeu n’est pas qu’un planning poker et peut aussi être utilisé pour de nombreuses autres applications, tel que, par exemple, la création de groupes de travail aléatoire !

 

Comment s’en procurer ?

Les jeux pourront, dès octobre, être acheté en ligne ou par email. En outre, des exemples d’utilisation seront disponibles sur notre site.

 

En attendant, vous pouvez déjà, si vous le désirez, pré-commander votre jeu par email à contact@convidencia.com ! 

 

Quel prix ?

1 paquet : 20 €
2 paquets : 30 € (15 € / paquet)
3 paquets : 40 € (13,33 € / paquet)

… Et pour les curieux, voici quelques exemples de cartes :

Comment rendre vos réunions efficaces ?

Pas besoin de savoir lire dans les pensées des personnes pour comprendre que parfois, les réunions qui « n’en finissent plus » ou « qui ne servent à rien » pèsent sur leur quotidien professionnel. Frustration et démotivation sont alors au rendez-vous pour saper le plaisir et l’efficacité au travail !

Mais que faire alors pour changer cela ? Une première piste simple et pragmatique consiste à instaurer quelques règles et processus structurants. Il s’agit avant tout de mettre en place un cadre pour la collaboration d’individus aux priorités et aux opinions parfois divergentes.

Voici 5 principes de la Dynamique Participative dont la mise en place est aussi simple que les résultats en terme d’efficacité sont rapides à constater.

 

1. Etablir des responsabilités claires

Le partage des responsabilités permet une plus grande implication des membres. Souvent gérés par le manager, plusieurs rôles sont facilement distribuables.  En effet, lors d’une réunion, il est nécessaire qu’une personne soit responsable du cadrage et de l’animation de la réunion. Cette responsabilité est assumée par l’animateur qui participe sur le contenu, au même titre que les autres, mais anime en plus l’exécution de l’agenda, la gestion de la parole et la prise de décision. Pour le seconder, l’animateur peut idéalement déléguer certaines tâches de la préparation de la réunion, de l’envoi de l’agenda, de  la prise des minutes et de la gestion du temps au secrétaire.

Mais que fait le manager pendant ce temps là ? Il reste la figure emblématique de l’autorité quand cela est nécessaire comme par exemple pour soutenir l’animateur et le secrétaire dans leur rôle,  trancher les conflits ou déterminer la décision à prendre suite aux échanges ayant eu lieu en cours de réunion. * dans le cas d’une approche directive pour certaines décisions.

Avantages :

  • Le manager se sent moins seul dans la gestion de son équipe et des réunions
  • Les réunions deviennent plus participatives et responsabilisantes
  • Les échanges deviennent plus fructueux, cadrés et ouverts
  • La gestion des minutes de la réunion s’améliore
  • La gestion des divergences est gérée par un membre du groupe sans autorité hiérarchique

 

2. Etablir un agenda

Afin que les participants puissent participer aisément au déroulement de la réunion et y apporter une plus-value, il est nécessaire que ceux-ci puissent la préparer dans un délai raisonnable. L’agenda de la réunion doit être  donc impérativement envoyé avant la réunion. Si des éléments de réflexion doivent être préparés, il est également nécessaire de les communiquer au préalable.

Il est également conseillé d’évaluer le temps à consacrer à chaque point et de les classer selon un ordre de priorité.  Sur base de l’agenda représentant en quelque sorte le scénario de la réunion, les minutes de la réunion ou PV doivent être établies, elles ne doivent pas être nécessairement longues et reprendre toute la réunion. Ce sont prioritairement les décisions prises et les grandes informations qui doivent y figurer.

Avantages :

  • Objectifs clairs et partagés de la réunion ainsi que le déroulement
  • Anticipation et préparation de la réunion
  • Focalisation de l’énergie sur les sujets décidés, priorisés et importants

 

3. Préparer la réunion

Préparer la réunion en petit comité avec les facilitateurs tel que l’animateur, le secrétaire et le manager permet d’asseoir la pertinence de l’agenda de manière encore plus légitime, auprès de tous les participants. Cette réunion de préparation doit être très courte, mais est essentielle pour bien identifier les sujets, la manière de les traiter et leur ordre de priorité.

Avantages :

  • Coordination des efforts et des facilitateurs
  • Définition des sujets à traiter ainsi que la manière de les traiter
  • Permet plus de précaution dans la préparation des sujets sensibles

 

4. Instaurer une prise de parole circulaire

Le mode circulaire correspond au « bâton de parole » utilisé dans certaines tribus. Il consiste à permettre à chaque participant de s’exprimer chacun son tour en faisant un tour de table. Cela permet de créer un espace de parole pour chacun, invitant les plus expressifs à laisser de la place aux autres et aux plus réservés à s’exprimer. Ce mode a également l’avantage d’éliminer le problème de débat. En effet, dans un mode circulaire, chacun parle à tour de rôle sur un thème central défini en s’adressant au groupe (les longs apartés ne sont pas acceptés) et en évitant les redondances d’idées déjà évoquées.  Pour un fonctionnement optimal, il est important qu’un tour de parole soit consacré à la réponse à une seule question simple, quitte à enchaîner plusieurs tours de parole pour traiter un sujet complexe.

Avantages :

  • Facilitation du travail du secrétaire
  • Soutien structuré à la réflexion du manager et de toute l’équipe
  • Gain de temps
  • Motivation et responsabilité accrue des participants
  • Importance égale octroyée à chacun de participant
  • Possibilité de réellement construire ensemble une réflexion sur base d’une dynamique de groupe et stimulation de l’intelligence collective

 

5. Distinguer les types de sujets

Que ce soit à la préparation (par exemple lors de la composition de l’agenda) et dans l’exécution de la réunion, il est essentiel de définir et différencier les types de sujet:

Information: Une personne donne une information sur un sujet, soit cela n’appelle pas de commentaire, soit on peut éventuellement faire un tour de clarification et de ressenti.

Décision: Une personne présente une proposition mature que le groupe aura reçue avant la réunion pour se familiariser. Sur base de cette proposition, le processus de décision propre à ce groupe est utilisé: Autocratique, Démocratique par la majorité, Consensus ou Consentement sont les 4 modes principaux de prise de décision.

Coordination: Un statut est réalisé par chaque participant porteur d’une action, projet ou autre responsabilité. Des décisions opérationnelles sont éventuellement prises.

Réflexion: Une problématique est traitée en utilisant la réflexion du groupe. L’objet est de réaliser une proposition d’action concrète pour adresser la problématique. Différents processus de brainstorming et de préparation de proposition peuvent être utilisés à ce stade.

Avantages :

  • Identification de l’input attendu de la part des participants
  • Communication sur le type de travail intellectuel à fournir
  • Possibilité d’adapter les méthodes en fonction des besoins de sujet à traiter
  • Utilisation efficace du processus de gestion des problèmes sans mélanger les différentes étapes, à savoir : Identifier le problème, trouver des solutions, décider une solution et la mettre en œuvre

En adoptant ces quelques règles pour la préparation et la tenue des réunions, le manager peut plus facilement assoir son rôle de leader structurant et fédérateur. Ces façons de faire lui permettront d’une part à disposer d’informations plus pertinentes pour ses prises de décision et d’autre part à développer la qualité des échanges au sein de son équipe.