Pas besoin de savoir lire dans les pensées des personnes pour comprendre que parfois, les réunions qui « n’en finissent plus » ou « qui ne servent à rien » pèsent sur leur quotidien professionnel. Frustration et démotivation sont alors au rendez-vous pour saper le plaisir et l’efficacité au travail !
Mais que faire alors pour changer cela ? Une première piste simple et pragmatique consiste à instaurer quelques règles et processus structurants. Il s’agit avant tout de mettre en place un cadre pour la collaboration d’individus aux priorités et aux opinions parfois divergentes.
Voici 5 principes de la Dynamique Participative dont la mise en place est aussi simple que les résultats en terme d’efficacité sont rapides à constater.
1. Etablir des responsabilités claires
Le partage des responsabilités permet une plus grande implication des membres. Souvent gérés par le manager, plusieurs rôles sont facilement distribuables. En effet, lors d’une réunion, il est nécessaire qu’une personne soit responsable du cadrage et de l’animation de la réunion. Cette responsabilité est assumée par l’animateur qui participe sur le contenu, au même titre que les autres, mais anime en plus l’exécution de l’agenda, la gestion de la parole et la prise de décision. Pour le seconder, l’animateur peut idéalement déléguer certaines tâches de la préparation de la réunion, de l’envoi de l’agenda, de la prise des minutes et de la gestion du temps au secrétaire.
Mais que fait le manager pendant ce temps là ? Il reste la figure emblématique de l’autorité quand cela est nécessaire comme par exemple pour soutenir l’animateur et le secrétaire dans leur rôle, trancher les conflits ou déterminer la décision à prendre suite aux échanges ayant eu lieu en cours de réunion. * dans le cas d’une approche directive pour certaines décisions.
Avantages :
- Le manager se sent moins seul dans la gestion de son équipe et des réunions
- Les réunions deviennent plus participatives et responsabilisantes
- Les échanges deviennent plus fructueux, cadrés et ouverts
- La gestion des minutes de la réunion s’améliore
- La gestion des divergences est gérée par un membre du groupe sans autorité hiérarchique
2. Etablir un agenda
Afin que les participants puissent participer aisément au déroulement de la réunion et y apporter une plus-value, il est nécessaire que ceux-ci puissent la préparer dans un délai raisonnable. L’agenda de la réunion doit être donc impérativement envoyé avant la réunion. Si des éléments de réflexion doivent être préparés, il est également nécessaire de les communiquer au préalable.
Il est également conseillé d’évaluer le temps à consacrer à chaque point et de les classer selon un ordre de priorité. Sur base de l’agenda représentant en quelque sorte le scénario de la réunion, les minutes de la réunion ou PV doivent être établies, elles ne doivent pas être nécessairement longues et reprendre toute la réunion. Ce sont prioritairement les décisions prises et les grandes informations qui doivent y figurer.
Avantages :
- Objectifs clairs et partagés de la réunion ainsi que le déroulement
- Anticipation et préparation de la réunion
- Focalisation de l’énergie sur les sujets décidés, priorisés et importants
3. Préparer la réunion
Préparer la réunion en petit comité avec les facilitateurs tel que l’animateur, le secrétaire et le manager permet d’asseoir la pertinence de l’agenda de manière encore plus légitime, auprès de tous les participants. Cette réunion de préparation doit être très courte, mais est essentielle pour bien identifier les sujets, la manière de les traiter et leur ordre de priorité.
Avantages :
- Coordination des efforts et des facilitateurs
- Définition des sujets à traiter ainsi que la manière de les traiter
- Permet plus de précaution dans la préparation des sujets sensibles
4. Instaurer une prise de parole circulaire
Le mode circulaire correspond au « bâton de parole » utilisé dans certaines tribus. Il consiste à permettre à chaque participant de s’exprimer chacun son tour en faisant un tour de table. Cela permet de créer un espace de parole pour chacun, invitant les plus expressifs à laisser de la place aux autres et aux plus réservés à s’exprimer. Ce mode a également l’avantage d’éliminer le problème de débat. En effet, dans un mode circulaire, chacun parle à tour de rôle sur un thème central défini en s’adressant au groupe (les longs apartés ne sont pas acceptés) et en évitant les redondances d’idées déjà évoquées. Pour un fonctionnement optimal, il est important qu’un tour de parole soit consacré à la réponse à une seule question simple, quitte à enchaîner plusieurs tours de parole pour traiter un sujet complexe.
Avantages :
- Facilitation du travail du secrétaire
- Soutien structuré à la réflexion du manager et de toute l’équipe
- Gain de temps
- Motivation et responsabilité accrue des participants
- Importance égale octroyée à chacun de participant
- Possibilité de réellement construire ensemble une réflexion sur base d’une dynamique de groupe et stimulation de l’intelligence collective
5. Distinguer les types de sujets
Que ce soit à la préparation (par exemple lors de la composition de l’agenda) et dans l’exécution de la réunion, il est essentiel de définir et différencier les types de sujet:
Information: Une personne donne une information sur un sujet, soit cela n’appelle pas de commentaire, soit on peut éventuellement faire un tour de clarification et de ressenti.
Décision: Une personne présente une proposition mature que le groupe aura reçue avant la réunion pour se familiariser. Sur base de cette proposition, le processus de décision propre à ce groupe est utilisé: Autocratique, Démocratique par la majorité, Consensus ou Consentement sont les 4 modes principaux de prise de décision.
Coordination: Un statut est réalisé par chaque participant porteur d’une action, projet ou autre responsabilité. Des décisions opérationnelles sont éventuellement prises.
Réflexion: Une problématique est traitée en utilisant la réflexion du groupe. L’objet est de réaliser une proposition d’action concrète pour adresser la problématique. Différents processus de brainstorming et de préparation de proposition peuvent être utilisés à ce stade.
Avantages :
- Identification de l’input attendu de la part des participants
- Communication sur le type de travail intellectuel à fournir
- Possibilité d’adapter les méthodes en fonction des besoins de sujet à traiter
- Utilisation efficace du processus de gestion des problèmes sans mélanger les différentes étapes, à savoir : Identifier le problème, trouver des solutions, décider une solution et la mettre en œuvre
En adoptant ces quelques règles pour la préparation et la tenue des réunions, le manager peut plus facilement assoir son rôle de leader structurant et fédérateur. Ces façons de faire lui permettront d’une part à disposer d’informations plus pertinentes pour ses prises de décision et d’autre part à développer la qualité des échanges au sein de son équipe.
